היום: יום שישי 18 אוקטובר 2019
הפורטל הישראלי
להתפתחות אישית ועסקית

איך מראיינים ומגייסים עובדים מנצחים?

 
איך מראיינים ומגייסים עובדים מנצחים?
/ מאת: אמיר הרדוף
 
להלן 2 מאמרים שהתפרסמו לרשימת התפוצה הפרטית של לקוחות "הרדוף ליווי עסקי", השואבים מהנסיון המצטבר שלי בגיוס עובדים – השיעורים החשובים שלמדתי – הן מהטעויות והן מההצלחות – חובת קריאה לטעמי לכל מי שמגייס עובדים לעסק שלו.
 
קריאה מהנה,
אמיר הרדוף

איך מראיינים ומגייסים עובד? חלק ראשון.

באחת מקבוצות ההצלחה התנהל לאחרונה דיון עירני בנושא של איך לגייס עובד חדש בעסק. על מה להתפשר, על מה לא, ואיך לשאול שאלות. אז הנה כמה דברים חשובים עליהם צריך לחשוב:

קודם כל, איך מגיעים למועמדים? אז כמובן, אפשר לפרסם וכו', אבל לפני כן – אתם רוצים שיהיה לכם תיאור של המשרה, כתוב על דף. שתיים: אתם רוצים לקחת את התיאור הזה, ולשלוח אימייל בתפוצת נאט"ו, לכל המכרים שלכם – אפילו לאלה שאתם לא מאמינים שיביאו אליכם אף אחד. תתפלאו לגלות עד כמה אנשים מכירים אנשים. שלוש: תחליטו עם עצמכם כמה תרצו לשלם ומה אחוז המשרה, וגם מה דרישות התפקיד.

עכשיו יפנו אליכם אנשים, ואתם תקראו את קורות החיים ותמיינו אותם. וקודם חשוב לזכור – לא מייד נפגשים עם מי שנראה מתאים. לא מזמן עשיתי את הטעות של להפגש מיידית עם מועמדת שנראתה מתאימה, ובכך בזבזתי לשנינו שעה בגלל חוסר התאמה שיכולתי לברר קודם לכן.
 
קודם מרימים טלפון ואומרים: "רציתי לנהל אתך שיחה, רק לראות אם יש התאמה בסיסית". ואתם רוצים לשאול את המועמד 3 שאלות: א. מה אתה מחפש? ב. איזה אחוז משרה? ג. אילו דרישות שכר יש לך? וזה מעולה לשאול את דרישות השכר. אם אין לאדם דרישות שכר, מומלץ לשאול – כמה קיבלת בתפקיד הקודם שלך? ולברר אם המועמד מחפש משכורת דומה. נגיד שהוא אומר: "השתכרתי 5,000 שקל, ואני מחפש משהו דומה". אז אם תקצבתם רק 3,000 שקל, אז אומרים – "תשמע, זה לא התקציב אותו תכננתי, ולא כדאי שנפגש."
 
בעצמי בזבזתי בשנים האחרונות שלי כמעסיק הרבה שעות על פגישות עם מועמדים, רק כדי לגלות שמה שיש לי להציע הוא פחות ממה שהם מחפשים. בדרך הקשה למדתי שמאוד פשוט לברר זאת לפני הפגישה.
 
נאמר שעברנו את השלב הזה, ונראה שיש התאמה, אז אתם מזמינים את המועמד לראיון. אפשר להתחיל את הראיון בתאור קצר של התפקיד, או לתת למועמד לתאר את התפקיד כפי שהוא מבין אותו. ואז עוברים על קורות החיים לפי הסדר הכרונולוגי – לא חשוב כל כך מאיזה כיוון. (הערת אגב – אם המועמד בעבר בילה חצי שנה בכל חמשת התפקידים האחרונים שלו, סביר שגם יעבור מהתפקיד הזה מהר מאוד, ולא כדאי אפילו להזמין לראיון). והנה כמה שאלות מפתח חשובות שנשאל לגבי כל אחד מהתפקידים הקודמים של המועמד:
  1. מה עשה בתפקיד?
     
  2. מה אהב בתפקיד?
     
  3. מה לא אהב בתפקיד?
     
  4. חשוב מאוד: למה הוא עזב? אם המועמד אומר – הבוס ההוא, היו לו דרישות כאלה וכאלה ולא הסתדרנו. והבוס ההוא היו לו רצונות לגבי שעות העבודה, וממש לא התאים. ואצל שלישי, היו לי יוזמות נפלאות ולא קיבלתי גיבוי. וכו' וכו' – אז כנראה שגם אצלכם זה יקרה, ומשהו יקרה שיגרום למועמד לעזוב. לפעמים אבל יש סיבות "טובות" – החברה נסגרה, המועמד עבר דירה, משהו בחייו השתנה, לא נתנו לו להתקדם – כל זה אומר לנו הרבה.
     
  5. ועכשיו נשאל שאלה מהותית מאוד: "איפה הייתה לך השפעה משמעותית בתפקידים שעשית? איפה באמת הרגישו את ההשפעה שלך? איפה אמרו – זוהי טביעת האצבע שלך על מקום העבודה?" המועמד צריך להיות מסוגל לענות מאוד בקלות על השאלה, ואם לא – אז לא הייתה לו ממש השפעה אמיתית, וגם לא תהיה לו השפעה משמעותית אצלך בעסק!
     
  6. לאחר מכן אני עובר לשאלה הבאה, שאני שואל על כל אחד מהתפקידים שעשה המועמד בעבר, ולדעתי זאת שאלה יפהפיה: "מי ניהל אותך?" הוא עונה – ככה וככה. "מה היה התפקיד שלו, של אותו מנהל?" הוא עונה – ככה וככה. ואז אני שואל: "אז אם אני אשאל את מר אבי עליך, מה הוא יגיד?".

    פה המועמד מאוד מתקשה להמציא תשובות. כי אני אולי באמת אצלצל לאבי ואשאל אותו. ומה יקרה אם אבי יגיד דברים אחרים? ויותר מזה – היו דברים עם אבי שלא הלכו כל כך טוב, ואבי עלול לדבר עליהם, כי אני המועמד, עוד לא הכנתי את אבי, ולא אוכל להגיד לו – אל תדבר על זה ועל זה. ונראה שאמיר גם יודע ולא מתבייש לשאול שאלות, אז הוא גם ישאל את אבי על זה! כדאי לי עכשיו לא להסתיר, ולהגיד את האמת, רק את האמת ואת כל האמת.
     
    והמועמד יגיד: אבי יגיד אחת שתיים שלוש, ואולי יציין שלא הסכמנו על... ואם באמת אני רוצה להציק, אני אשאל את המועמד: "אם אשאל את אבי היכן לא כל כך הסתדרתם, מה הוא יגיד?". תשמעו – קשה מאוד להתחמק מכזאת שאלה, ולא נדיר לשמוע תשובות כמו – "אז ככה – אולי הוא יאמר שלא אהב שלא תמיד הגעתי בול בזמן לעבודה.", למשל. אם נורא חשוב לכם שהאדם יגיע בול בזמן לעבודה, זה משהו שחשוב לדעת.

    ככה על כל אחד מהמעסיקים הקודמים. אם אתם מגייסים איש מכירות, שאלה טובה, מבוססת על אותו הרעיון: "אם אסתכל לך על תלוש השכר האחרון שלך, מה אראה שם?". המועמד יכול למכור לכם עד מחרתיים שהוא מעולה במכירות, אבל הוא יודע שאם תסתכל בתלוש השכר שלו, תראה בדיוק כמה כסף הוא הרוויח כתוצאה מהמכירות שלו. אז זאת שאלה מאוד מאוד חזקה.

אם יש התאמה, אז נבקש לדבר עם ממליצים – אותם אנשים עליהם דיברתם עם המועמד תוך כדי הראיון. העדיפות הראשונה שלי היא לדבר עם בוסים. אחר כך – לדבר עם אנשים שדיווחו לאותו אדם, ואחר כך – עם קולגות לעבודות קודמות. הכל לגיטימי, ובגליון הבא נדבר על איך לראיין ממליצים.

אני רק אומר ברמז: הטעות מספר אחת של אנשים שמראיינים, היא שאינם מדברים עם ממליצים. ולא לדבר עם ממליצים היא טעות קשה, כי כמו שכאן למדתם על שאלות עליהן קשה מאוד להמציא תשובות, יש גם שאלות כאלה לממליצים, ואם שואלים את השאלות נכון, אז ממליץ שרוצה "לעזור" למועמד ולאמר דברים טובים, אבל לא ממש מתלהב מהמועמד, לא מסוגל להסתיר זאת. על כך בחלק הבא.

לעת עתה, נסיים בכך שאם החלטתם לא לגייס את המועמד, ישנן שתי סיבות עיקריות לכך: חוסר התאמה מבחינת יכולות, או חוסר "כימיה". כמו שאומרים – אתם לא קולטים שזה בן אדם שבא לכם להעסיק. אם זה קורה, כדאי להודות למועמד על הזמן שהקדיש, ולאמר לו שבשלב זה התפקיד לא יתאים למה שהמועמד או המעסיק מחפש, ושנשמור על קשר.

אבל אם כן בא לכם להעסיק אותו, ואתם חושבים שזהו, מצאתם את מבוקשכם – מומלץ לעצור את ההתלהבות כמה שאפשר, ולהתייחס בשיא הרצינות למה שיעלה בראיונות עם הממליצים. אם "נתאהב" במועמד בפגישת הראיון, אנו נמצאים בסכנה של החלטה לא מחושבת מספיק.

איך מראיינים ומגייסים עובד? חלק שני.

בפרק הקודם הצגתי חלק ראשון של תהליך גיוס עובד. בחלק זה תיארתי איך לחפש, ומה לעשות בראיון עצמו – איך לגרום למועמד להיחשף בפנינו, ולא לספר לנו את הדברים הרגילים שמרואיינים אומרים. לא עוד – "הבעיה שלי היא שאני יותר מדי פרפקציוניסט" או משפטים אחרים מטופשים! נאמר שהצלחנו לקבל תמונה מייצגת של מה שהמועמד חושב על עצמו, והבנה של מה הוא אומר על החוזקות שלו ועל החולשות שלו.

טוב, לעבודה: ראשית יש להבין שמה שמועמד חושב על עצמו לא תמיד מייצג את המציאות. המציאות מיוצגת הרבה יותר טוב על פי מה שאחרים חושבים על המועמד. ולכן ביקשנו מהמועמד לספק לנו רשימת ממליצים. הממליצים הם הדרך שלנו לגלות באמת מי עומד לפנינו.

אולי הטעות הגדולה ביותר שמעסיקים עושים בשלב הגיוס היא לא לראיין ממליצים. והנה כמה סיבות שמעסיק נותן לגבי למה לא שווה להשקיע זמן בראיון ממליצים:
  1. "ברור שהמועמד מעולה". מה לעשות, לפעמים אנחנו מתאהבים במועמד, עד כדי כך שזה נראה מגוחך שמישהו יסתור את הדעה שיצרנו לגביו – זה קרה גם לי, ושילמתי מחיר יקר בגיוס מועמדים לא מוצלחים, אשר בהתחלה עשו עלי רושם מעולה.
     
  2. "ברור שהממליצים שייתן המועמד יגידו עליו דברים טובים. מה אפשר ללמוד מהם?" הרבה פעמים זה נכון – הממליצים יגידו דברים טובים. אבל, פה יש משהו שחייבים להבין. גם אם אנחנו חושבים דברים טובים על בן אדם, אנחנו יודעים שהוא אינו מושלם, ויש לנו גם ביקורת וטענות לגבי צדדים מסויימים של אותו אדם.
     
    ובעוד שממליץ אכן יאמר את הדברים הטובים, אותו ממליץ לא ישקר לגבי הדברים הפחות מוצלחים. זאת ועוד: אם הממליץ חושב שהמועמד "בסדר", אבל לא יותר מכך, לא תשמעו את הממליץ מתלהב או יוצא מגדרו להמליץ. ופעמים רבות המועמד בטוח שהממליץ מתלהב ממנו הרבה יותר ממה שבאמת קורה בשטח.
     
  3. "עדיף לא לשמוע דברים רעים, אחרת מכל המועמדים לא נגייס אף אחד. לכן, בואו נלך על זה שהכי נראה לנו." במילים אחרות: המעסיק לחוץ להשלים את תהליך הגיוס. אין נוסחה טובה יותר לכשלון בגיוס עובדים מאשר לעשות זאת בלחץ. עדיף לשמוע ששלושת המועמדים המובילים אינם מתאימים, ולהאלץ לראיין עוד ועוד, מאשר להתפשר.
     
    המחיר בטווח הארוך, ולעתים אף בטווח הקצר יותר, הוא מחיר גבוה מאד. נקודה זו מביאה אותי לעקרון חשוב בתחום תזמון הגיוס: תמיד כדאי להתחיל לגייס מעט לפני שממש זקוקים לעובד. עדיף להשלים את התהליך ולקבל את העובד מוקדם מהרצוי, מאשר לגייס בלחץ. אם החלטתם, למשל, לגייס פקידה, כי ברור לכם שבעוד חודשיים שלושה יהיה עליכם עומס שמצדיק פקידה, תתחילו כבר היום לראיין!
ובכן – כמה עקרונות חשובים לגבי ראיון הממליצים:
  1. את מי נראיין? העדיפות הראשונה הוא לראיין בוסים קודמים של המועמד. אנשים בכירים מהמועמד הם הטובים ביותר מבחינתנו על מנת לעמוד במקומנו ולאמר לנו מה הם ראו במועמד. סביר מאוד שאם נבין מה הם ראו וחוו, נדע מה צפוי לנו.

    עדיפות שניה היא לראיין כפופים קודמים של המועמד. כלומר – אנשים שהמועמד ניהל. גם אם אנו לא מתכננים להעסיק את המועמד בתפקיד ניהולי, הכפופים לו יכולים לתת לנו תמונה מצויינת של מי הוא כבן אדם.

    עדיפות שלישית היא לראיין קולגות של המועמד. עמיתים של המועמד בדרך כלל יהיו יותר קשים לפענוח מאשר בוסים או כפופים, אבל מצד שני, בכל מקום הדורש עבודת צוות (וזה נכון לכל מקום, זאת האמת), ראיון של עמית יראה היטב איך חבר לעבודה מתייחס לאותו המועמד.
     
  2. כמה אנשים לראיין? התשובה היא – לפחות שניים, ואם אתם רציניים אז לפחות שלושה. ומכיוון שאתם רציניים – אז לפחות שלושה!

    למה בעצם? התשובה לכך היא שככל שממליץ ינסה לאמר דברים חיוביים ולצייר תמונה אידיאלית של המועמד, הממליץ לא יכול "לתאם עמדות" עם ממליצים אחרים. הדבר העיקרי לקחת מכאן הוא זה: בראיון של מספר ממליצים שונים, נגלה שתכונות מסוימות של המועמד חוזרות ומופיעות שוב ושוב אצל כל ממליץ אותו נראיין. מתוך תשומת לב לאותם דברים חוזרים, נדע בוודאות מספר תכונות אופי וחוזקות / חולשות מקצועיות של המועמד.
     
  3. דף ועט: בזמן ראיון הממליץ, אתם יושבים ליד מכשיר טלפון. ותוך כדי השיחה, כל הזמן לכתוב, לכתוב, לכתוב. כל מה שנאמר שיש לו חשיבות, ובייחוד תיאור של תכונות המועמד. אני נוהג לכתוב גם ציטוטים – כלומר, מה אמר הממליץ מילה במילה, עם סימני ".." סביב המילים שנאמרו. כך, מאוחר יותר, אוכל לשחזר מה נאמר.
     
  4. כניסה נכונה לשיחה עם הממליץ: חשוב מאד לדבר עם הממליץ כשהוא פנוי אליכם ומרוכז, ולא באמצע משהו. אני נוהג להתקשר, ולאמר – "שלום, מדבר אמיר הרדוף, קיבלתי את הטלפון שלך מרוחמה, שהתראיינה אצלי, והזכירה אותך בתור ממליץ. האם זה זמן טוב לדבר?" תנו לממליץ לאמר לכם מתי זה זמן טוב לדבר. הרבה פעמים הממליץ מבקש להתקשר בזמן אחר.
אז מה לשאול את הממליץ? הנה כמה שאלות מרכזיות לשאול כל אחד מהממליצים, ומכיוון שיש לכם דף ועט בהיכון, לפני השיחה עצמה, רישמו לכם על הדף את השאלות, כדי שלא תשכחו מה לשאול:
  1. מה רקע ההיכרות ביניכם? במקום להתחיל עם: "אני מבין מרוחמה שהיא היתה מזכירה שלך לפני שנה... ", וכו', יש לשאול שאלות מאוד כלליות, ולתת למרואיין לדבר כמה שיותר, בעוד שאנו מדברים כמה שפחות. ובאותו הקשר: לעולם אל תאמרו לאיזה תפקיד אתם מייעדים את המועמד בשלב מוקדם של הראיון עם הממליץ. ככל שהממליץ יודע פחות, כך המידע שייתן לנו איכותי יותר ואמיתי יותר.
     
  2. מה היה תפקיד המועמד? על מה היה אחראי? אנחנו רוצים לקבל פירוט מירבי על מה עשה המועמד, ומאוד חשוב להתחיל לרשום על הדף את הדברים שנאמרים. לרוב התשובה לשאלה זו אינה ממש על מה היה תפקידו של המועמד – אלא על מה המועמד באמת עשה בתפקיד. כלומר: יכול להיות שהמועמד התבקש לעשות עוד הרבה דברים אחרים בהגדרה, אבל עשה רק חלק היטב, או להפך: המועמד "הגדיל ראש" ועשה הרבה דברים שאינם בהגדרת התפקיד.
     
  3. מה ההתרשמות שלך מהמועמד, ברמה המקצועית והאישית? שוב שאלה כללית מאד, וכאן ההזדמנות הראשונה שאנחנו נותנים לממליץ לשפוך את הלב על עד כמה המועמד הוא הבן אדם הכי מדהים שפגש בחיים, ושאני חייב להיות משוגע לא לגייס אותו! זאת לא בדיחה – זוהי בדיוק רוח הדברים שאנחנו מחפשים לשמוע, ואם אין התלהבות חד משמעית, המועמד הוא כנראה ממוצע לכל היותר.
     
    נשמע נוקשה? כך זה צריך להיות: בעסק מעולה יש עובדים מעולים, ואם תגייס פחות מזה, זה מה שתקבל. אגב, אם הממליץ חושב שהמועמד הוא עילוי אמיתי, פעמים רבות לא תגיעו לשאלה זאת ביוזמתכם. כבר בתחילת השיחה המרואיין מיוזמתו יספר לכם כמה המועמד מופלא.
     
  4. מה הצדדים החזקים של המועמד? ושאלת המשך חשובה: תן לי דוגמה למשהו בו היתה למועמד השפעה משמעותית. אנחנו רוצים לדעת במה המועמד חזק, ולבדוק האם החוזק של המועמד הוא בתחום בו אנו מחפשים חוזק. העובדה שעדיין לא סיפרנו לממליץ על התפקיד המיועד אליו התראיין המועמד מאפשרת לנו אכן לבדוק אם מה שנאמר מתאים לנו.
     
    ולגבי שאלות שמתחילות עם "תן דוגמה ל..." – כאן אין לממליץ יכולת להתכונן מראש (יותר נכון, נדיר לגלות ממליץ שהתכונן לשאלה כזו), והאמת תצא לאור – אם למועמד לא היתה תרומה משמעותית, הממליץ פשוט יחזור על כל אותם דברים שהמועמד בכל מקרה התבקש לעשות.
     
  5. האם יצא לך לעבוד עם אחרים שנשאו אותו התפקיד? או: האם המועמד עבד בצוות יחד עם אחרים שנשאו באותו התפקיד? זאת שאלת "הכנה להנחתה", כי מיד לאחר מכן נשאל את הממליץ: ובכן, איך היית מדרג את המועמד יחסית לאחרים? כאן מאוד קשה לתת קומפלימנטים סתם. תשובות כמו: "הוא בשורה הראשונה", או – "בסדר גמור יחסית לאחרים", מעידים על מועמד ממוצע. אנו מחפשים את התשובה: "הוא הכי טוב שהיה לי!".
     
  6. מה המועמד לא אוהב לעשות? זהו ניסוח אחר לשאלה – במה המועמד אינו טוב? אנחנו נותנים כאן הזדמנות לממליץ לתת לנו טיפים לגבי ממה להזהר, מבלי שהממליץ ירגיש שהוא דופק את המועמד.
     
  7. שלב השאלות הממוקדות: בראיון עם המועמד, המועמד סיפר לכם על כל מיני ארועים שקרו במקום העבודה הקודם. לאחר שאלות כלליות, מומלץ לשמוע את דעת הממליץ על ארועים אלו. "שמעתי מרוחמה שבתקופת הצמצומים אצלכם היו חיכוכים בתוך הצוות. אפשר לשמוע עוד על כך?" לדוגמה. שוב, כדאי להשאיר כמה שיותר מקום לממליץ להרחיב לגבי דעתו האישית.
     
  8. והנה שאלה אחרונה שתמיד אני מקפיד לשאול ממליצים, שאלה ערמומית יחסית, וחשובה לאין ערוך, במיוחד אם אני באמת מתכנן להציע למועמד הצעה. ראשית, פה המקום לספר לממליץ על התפקיד אותו אני מייעד למועמד, וכאן אני מכניס את הממליץ לסוד העניין. כאן אני חולק איתו דברים שהם כביכול חסויים, ואומר לו שאני מעוניין לקבל את עצתו: "הייתי רוצה לקבל ממך עצה. אני רוצה להציע לרוחמה את התפקיד הבא:... (לפרט)... איך מנסיונך כדאי לעבוד אתה, כדי שאוכל להפיק ממנה את המקסימום?"
     
    מיד הממליץ עובר לצד שלי, ומנסה לעזור לי. לא פעם שמעתי תשובות כמו: "תגדיר לו בדיוק את התפקיד, ותתן לו הוראות מפורטות על איך לבצע כל דבר." זו לא בהכרח תשובה רעה, אבל אם אני מחפש מועמד שיהיה עצמאי, תשובה זו פוסלת את המועמד. וגם אם התשובה אינה פוסלת את המועמד, היא מאד חשובה. כי תשובות כגון: "תדע, הוא טיפוס מאוד רגיש, וצריך את המרחב שלו. חשוב מאד שתתן לו משוב על איך הולך לו, ושלא יישאר בערפל." אין סיכוי שנדע דברים כאלה אם לא נשאל, ומצד שני – ידע זה יכול לסייע לנו רבות לא רק לגייס מישהו טוב, אלא להבין איך לטפח אותו להצלחה בתפקיד.
נקודה אחרונה חשובה לגבי תהליך הגיוס: גם אם אתם עסק עם מעט עובדים, או אפילו ללא עובדים עדיין, חייבים לבצע את תהליך הגיוס בצורה רצינית, כי הרושם שנוצר על המועמד שמתקבל אחרי תהליך זה הוא משמעותי ביותר, והמועמד ייתן את הכבוד המתאים למקום העבודה. כלומר:
  1. תמיד דרוש קורות חיים לפני שיש שיחה עם המועמד.
     
  2. תמיד ערוך שיחה טלפונית לפני הפגישה, כדי לא לבזבז זמן על פגישה מיותרת, שבה רק תגלה שאין התאמה לגבי ציפיות המועמד מהתפקיד, מהגדרת המשרה, או מתנאי השכר.
     
  3. התכונן היטב לראיון ושאל שאלות כפי שפורטו בחלק א' של מאמר זה.
     
  4. לעולם אל תוותר על ראיון של לפחות שני ממליצים, ועדיף שלושה ומעלה, והצלב את הדברים שאתה שומע מהממליצים, לקבלת תמונה מלאה.
     
  5. אל תתפשר: עדיף לגייס מאוחר יותר, מאשר לגייס מישהו שיש לגביו ספקות.